Bijaksana Ber E-mail Di Kantor

Kehadiran surat elektronik ini terasa sekali dapat membantu lancarnya pekerjaan. Bahkan boleh dibilang, e-mail sudah menjadi salah satu bagian terpenting dalam pekerjaan. Dari sekedar kirim kabar hingga melakukan dealing bisnis, para profesional tak segan-segan lagi mempercayakannya pada fasilitas internet satu ini!

Nah, agar fungsi email yang Anda gunakan bisa efektif, berikut ini tipsnya:

Isi e-mail berbeda dengan surat biasa. Artinya, penulisan e-mail cenderung lebih santai dan bahasanya juga tidak terlalu formal. Bila perlu gunakan simbol-simbol populer yang dikenal dengan ‘emoticon' untuk menunjukkan ekspresi Anda. Misalnya :-) untuk senyum, atau :-( untuk cemberut.

Pisahkan e-mail pribadi dengan e-mail pekerjaan. Kebanyakan orang menggunakan satu alamat e-mail untuk keperluan pribadi dan pekerjaan. Ini memang lebih memudahkan, padahal setiap alamat e-mail memiliki kerahasiaan masing-masing. Maka untuk menjaganya, akan lebih baik jika Anda memisahkan penggunaan e-mail tersebut. Usahakan untuk tidak menggunakan e-mail yang menggunakan alamat perusahaan untuk kepentingan pribadi.

Tanggapi segera e-mail yang masuk secepatnya. Biasakan setiap kali membuka e-mail dengan membaca, tanggapi dan segera kirim saat itu juga. Anda tak harus membalas e-mail dengan panjang lebar, cukup respon dengan singkat tapi jelas.

Untuk mempermudah dan mempercepat, dalam e-mail diperbolehkan menggunakan penyingkatan kalimat. Misalnya, BTW untuk by the way atau ASAP untuk as soon as possible. Semakin singkat pesan yang Anda tulis, semakin baik pula pesan tersebut. Misalnya, jika Anda harus menjawab ya atau tidak, tulis saja dengan kata-kata tersebut tanpa perlu menambahkan embel-embel kalimat yang terlalu panjang.

Gunakan progam e-mail yang memiliki filtering feature. Hal ini untuk memudahkan Anda dalam menyaring junk-mail yang masuk ke dalam inbox Anda. Pasti akan mengganggu sekali ketika Anda menerima begitu banyak e-mail berisi berbagai macam informasi tanpa alamat dikenal / spamming.

Organisasikan pesan dan alamat e-mail yang masuk. Pasalnya, menggunakan feature buku alamat di dalam program e-mail, akan jauh lebih mudah bagi Anda dibandingkan harus mengetik alamat e-mail secara manual. Pun, cara ini disamping lebih menyenangkan juga menjaga akurasi penulisan alamat itu sendiri. Karenanya, segeralah mengorganisasikan setiap pesan dan alamat yang masuk ke dalam folder, segera setelah Anda membaca e-mail.

Buka e-mail di waktu yang tepat. Jangan banyak membuang waktu Anda di depan komputer hanya untuk mengecek berulang kali isi e-mail Anda. Gunakan waktu dengan bijaksana agar Anda tak banyak kehilangan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan utama.

Sumber : conectique

Halaman :

1

1. Natal
2. Bahan Khotbah
3. Theresia Fasya
4. Kuis Alkitab
5. Ayat Alkitab

Related Articles